Как да користите Microsoft Teams

Opcija 1: Program za PC

Microsoft Teams je odličan za korišćenje na računaru, organizaciju sastanaka i vođenje privatnih razgovora. Program je optimizovan za rad sa kalendarom, kontaktima i prezentacijama. Predlažemo da se upoznate sa odeljcima u kojima se detaljno objašnjavaju osnovni aspekti interakcije sa ovim softverom.

Preuzimanje na računar

Za početak komunikacije i održavanje sastanaka u Microsoft Teams-u potrebno je preuzeti klijent na računar. Naravno, može se raditi i u verziji za pretraživač, koja je slična po funkcionalnosti, ali to nije uvek praktično, a konferencije sa velikim brojem učesnika povremeno se zamrzavaju.Sa deljenjem ekrana će takođe biti problema, dok u desktop verziji sve funkcioniše ispravno.

Preuzmite Microsoft Teams sa zvaničnog sajta

1. Idite na link iznad i pritisnite dugme "Prijavi se", da otvorite stranicu za preuzimanje Microsoft Teams-a na računar.
2. Prijavite se na korišćeni Microsoft nalog ili dodajte novi.
3. Sačekajte da se sadržaj učita i kliknite na "Preuzmi aplikaciju za Windows". U nastavku će informacije biti posvećene isključivo tome, ali ako pređete na korišćenje veb aplikacije u ovoj fazi, sledeće instrukcije će takođe odgovarati.
4. Sačekajte da se preuzimanje izvršnog fajla završi i pokrenite ga.
5. Instalacija će početi automatski, a vi ćete samo čekati da se završi i da se program pokrene.
6. Pojaviće se glavni prozor, nakon čega možete preći na dalja podešavanja i interakciju.

Priprema naloga

Još pre preuzimanja ste se već prijavili u sistem, tako da će se prilikom prvog pokretanja Microsoft Teams-a prijava u profil izvršiti automatski. Hajde da razjasnimo osnovna podešavanja i razmotrimo potrebne radnje prilikom promene naloga direktno u programu.

1. Da biste prikazali listu podešavanja, kliknite na sliku sa svojom avatarom na traci na vrhu.
2. Ako je potrebno da promenite profil, povežite drugi tako što ćete pritisnuti "Dodaj radni ili školski nalog", ili se odjavite iz trenutnog, kako ne biste koristili funkciju prebacivanja naloga.
3. U ovom meniju, desno od natpisa "Na mreži" nalazi se dugme "Postavi potpis za status". To je korisnički status koji opisuje vašu delatnost ili trenutnu situaciju. Unesite bilo koji tekst po želji i odlučite da li treba da ga obrišete nakon određenog vremenskog perioda.
4. Kada pritisnete dugme "Upravljanje nalogom" u ovom meniju, doći ćete do odeljka sa podešavanjima, o drugim parametrima o kojima ćemo pisati malo kasnije.U kategoriji "Nalozi" pratite povezane profile i upravljajte njima, ako je potrebno da se odjavite ili promenite opšte postavke.

Postavke programa

Ukratko ćemo razgovarati o prisutnim postavkama u Teams-u, kojih nema mnogo, ali mogu biti izuzetno korisne prilikom stalne interakcije sa programom. Razvijači nude mogućnost promene izgleda, postavljanje parametara privatnosti i podešavanje obaveštenja.

1. Kliknite na tri horizontalne tačke levo od korisničkog avatara da biste otvorili meni postavki. U njemu možete promeniti uvećanje, preći na pregled liste prečica, proveriti dostupnost ažuriranja ili preuzeti mobilnu aplikaciju otvaranjem stranice u prodavnici.
2. Za pregled drugih opcija kliknite na stavku "Postavke".
3. Novo okno će se otvoriti u odeljku "Opšte", gde se nalaze tri teme koje menjaju prikaz elemenata prozora. Trenutno su dostupne svetla tema, tamna i režim visoke kontrastnosti. Ako izaberete nove postavke izgleda, program će biti potrebno ponovo pokrenuti.
4. U bloku "Aplikacija" nalaze se opcije sa čekboksovima; ako je kvačica pored stavke postavljena, to znači da je aktivna. Tako je, po default-u, aktiviran automatski start aplikacije sa pokretanjem Windows-a, što nije potrebno svim korisnicima. Upoznajte se sa svim stavkama i odlučite šta od toga treba uključiti ili isključiti. Posebno obratite pažnju na "Isključiti hardversko ubrzanje GPU". Ova postavka direktno utiče na performanse, i ima smisla aktivirati je samo ako se tokom rada u Teams-u primećuju zastoje ili usporavanja.
5. Ispod se nalazi blok sa postavkama jezika i tastature, kao i funkcijom koja proverava pravopis. Iskoristite padajući meni ako treba da promenite preferirani jezik ili raspored. U bloku "Prikaz" prisutan je samo jedan parametar — "Isključiti animaciju". Aktivirajte ga za poboljšanje performansi programa, ako se povremeno zamrzava.
6. Sledeći je odeljak sa opcijama pod nazivom "Privatnost" i prva vidljiva alatka odgovara za rad sa blokiranim kontaktima.Блокада се врши кликом десним тастером миша на профилу корисника и избором одговарајуће опције из контекстног менија. Целу црну листу можете прегледати преко прозора "Изменити блокиране контакте".
7. Они се приказују поименично и у сваком тренутку су доступни за деблокаду.
8. Додатно, у овом одељку се постављају ограничења на контактне податке. Ако не желите да вас други корисници пронађу преко претраге при уносу повезане електронске поште или броја телефона, поставите одговарајућа ограничења. Обратите пажњу на клизач "Обавештења о прочитаном" и деактивирајте га у случају да не желите да порука буде приказана као прочитана након што сте је видели. Откажите учешће у анкетама ако не желите да примате поруке од развојног тима Microsoft Teams.
9. У одељку "Обавештења" постоје само два параметра: "Звук" и "Чат". Овде можете искључити репродукцију звука током позива и прећи у подешавања чатова, за које је доступна промена приказа банера и приказа у веб-каналима.

Претрага контаката

Основна намена Microsoft Teams је комуникација са корисницима како у појединачним чатима, тако и на састанцима. Ако сте организатор или постоји потреба да контактирате одређеног учесника, биће потребно да га пронађете преко глобалне претраге и започнете комуникацију.

1. За коришћење претраге активирајте линију и унесите електронску пошту или број телефона тражене рачуна.
2. Чекајте да се прикажу корисници из списка и кликните на одговарајућег да бисте прешли на индивидуални чат.
3. Пошаљите прву поруку да обавестите корисника о својим намерама. Он ће добити обавештење и моћи ће да одлучи да ли жели да започне разговор.
4. Уз то, појавиће се обавештење да сте додали новог учесника у разговор. Тако се врши претрага контаката.Možete komunicirati s njima isključivo u ovim razgovorima, a trenutno ne postoji sredstvo koje omogućava prikaz svih kontakata bez direktnog pozivanja u čate.

Akcije sa sastancima i čatovima

Glavno vreme korisnici Teams-a provode u čatovima, razgovarajući o poslovnim temama ili raspravljajući o svakodnevnim pitanjima sa pojedinačnim učesnicima ili na sastancima. Kada uključite program, nećete odmah biti prebačeni u potrebni razgovor, čak i ako su stigla obaveštenja, pa ćete morati da pronađete odgovarajući ili sami kreirate novi, pozivajući učesnike.

1. Za to otvorite odeljak "Čat", klikom na dugme na levoj traci.
2. Prikazaće se lista poslednjih razgovora sa porukama. Kliknite na jedan od redova da biste prešli na čitanje sadržaja. Na ovoj listi prikazuju se kako obični čatovi, tako i organizovani sastanci.
3. Ako je potrebno da sami kreirate video konferenciju ili tekstualni čat, koristite dugmad na vrhu.
4. Za pozivanje korisnika koji još nemaju nalog u novi razgovor, aktivirajte ga i pritisnite "Pozvati prijatelje" ili "Pridružiti se u Teams-u" (dugme ima dva naziva).
5. Podrazumevano se za razgovor kreira naziv "Novi čat", koji treba promeniti kako bi drugi korisnici razumeli njegovu tematiku i ne bi se zbunili u listi drugih. Za to pritisnite "Dodati ime grupe".
6. Unesite ga i odmah pošaljite pozivnice, navodeći adrese u polju "Kome", ako je to potrebno.
7. Ako treba da kreirate grupni razgovor iz individualnog čata, pritisnite "Dodati kontakt" na desnoj traci.
8. Pojaviće se forma za pretragu korisnika, gde navedite kontakt podatke i sačekajte učitavanje liste sa pronađenim nalozima.
9. Kliknite na odgovarajući, da biste odmah poslali pozivnicu. Korisnik će moći da šalje poruke i vidi ostale samo nakon prihvatanja zahteva.

Ako vas pozovu na sastanak ili u tekstualni čat, obaveštenje zajedno sa sadržajem razgovora biće u ovom istom odeljku. Pored toga, na vrhu će se prikazati dva dugmeta koja omogućavaju izbor akcije vezane za ovaj razgovor.Možete se pridružiti ili odbiti poziv, što će je ukloniti sa liste razgovora. Zapamtite da bez ponovnog poziva nećete moći da se pridružite napuštenoj diskusiji.

Pregled obaveštenja

Ukratko ćemo razmotriti odeljak "Akcije", u kojem se prikazuje tok obaveštenja. Obične poruke poslate u razgovorima označavaju se kao nove u odeljku "Čat", dok se u tok prikazuju samo odgovori koji su upućeni vama. Pored toga, videćete pominjanja ako je neko u poruci napisao naziv vašeg naloga sa znakom @, posebno naglašavajući to. Druga obaveštenja uključuju sistemska ažuriranja, predstojeće sastanke i određene akcije kontakata.

Vođenje kalendara

Pošto je Microsoft Teams korporativni program, logično je da u njemu postoji kalendar. Nije uvek moguće organizovati sastanak baš onda kada je potreban, barem zato što svako ima svoj raspored, grafike i određeno vreme za održavanje sličnih događaja. Možete sami označiti događaje u kalendaru, upozoravajući tako buduće učesnike i unapred šireći korisne informacije. Oni će dobiti odgovarajuće obaveštenje, a ćelija u kalendaru će se automatski popuniti.

1. Pređite u odeljak "Kalendar" i kliknite na "Kreirati sastanak". Ako je potrebno organizovati ga u ovom trenutku, koristite dugme "Započeti sastanak sada".
2. Pojaviće se novi obrazac za popunjavanje opisa događaja. Dodajte mu naziv, navedite vreme održavanja ili ga postavite na ceo dan. Ako se sastanak ponavlja u određenom periodu, postavite ga u posebnom polju. U slučaju da postoji lokacija, unesite je u posebno predviđenu kolonu. Dodajte korisničke informacije popunjavanjem podataka u poslednjem bloku.

Čim je sastanak dodat u kalendar, možete mu pristupiti, pozvati učesnike ili uneti bilo kakve izmene.При повезаним нових корисника стићи ће обавештења, што ће омогућити да се сазна колико учесника је већ присутно и да ли се може започети конференција.

Лични позиви или састанци

Под речју "састанак" у Microsoft Teams подразумева се не само колективни текстуални чет, већ и конференција путем видео- и аудиовезе. О организацији разговора већ је написано горе, па остаје само да се започне позив у одговарајућем формату.

1. Отворите чет и користите једну од дугмади с десне стране. Прво је намењено за обављање позива са видео, друго — само са аудио, а треће ће одмах прећи на демонстрацију екрана, показујући презентацију, појединачно прозор или цео радни сто. О томе је детаљније написано у другом чланку на нашој веб страници на следећем линку.

   Детаљније: Како показати презентацију у Microsoft Teams

2. Након повезивања, главно место ће бити одређено за слику корисника или њихове демонстрације, а на дну ћете видети мали блок са преносом садржаја са своје веб-камере, што ће показати да ли вас остали учесници нормално виде.
3. Користите дугмад за контролу на горњој траци за прелазак у текстуални чет или позивање других корисника.
4. У било ком тренутку можете искључити звук, камеру или прећи на приказ садржаја, користећи друга дугмад на истој траци.

Сада сте упознати са извршавањем основних акција у Тимс-у на рачунару. При отварању апликације у прегледачу принцип деловања остаје приближно исти. Надаље ћемо говорити о коришћењу мобилне апликације, што такође може бити корисно када немате приступ ПК-у. Њена функционалност је мало другачија, па препоручујемо да се упознате са следећим деловима чланка.

Опција 2: Мобилна апликација

Развојни тим овог мессенџера је уложио доста ресурса у усавршавање његове мобилне верзије. Сада сваки запослени може да се прикључи састанку или одговори на текстуалну поруку без директног приступа рачунару, само покренувши Тимс на свом паметном телефону или таблету. Поред тога, преко ове верзије програма значајно је лакше пратити обавештења, пошто је телефон увек при руци.Hajde da razjasnimo osnovne principe korišćenja mobilne verzije Microsoft Teams-a.

Preuzimanje i instalacija

Aplikacija se distribuira besplatno i dostupna je za preuzimanje u zvaničnim prodavnicama mobilnih operativnih sistema. Ne morate plaćati, a jedini uslov za korišćenje je posedovanje naloga sa vezanim brojem telefona.

Preuzmite Microsoft Teams iz Google Play Prodavnice / App Store

1. Otvorite korišćenu prodavnicu aplikacija i putem pretrage pronađite Microsoft Teams.
2. Pritisnite dugme "Instalirati" da započnete preuzimanje aplikacije.
3. Kada se preuzimanje završi, otvorite aplikaciju putem stranice u prodavnici ili dodirnite ikonu koja se pojavila na početnom ekranu.

Registracija i prijava

Prvo pokretanje aplikacije uvek počinje registracijom naloga ili prijavom na već postojeći. Dodatno, u mobilnoj verziji postoji funkcija brzog povezivanja na sastanak putem unosa njegovog ključa kao gosta. Treba da izaberete odgovarajuću opciju i pratite odgovarajuće upute.

1. Unesite postojeću adresu elektronske pošte ili broj telefona za prijavu. Ako nemate nalog, registrujte se besplatno ili se pridružite razgovoru kao posmatrač.
2. Za autorizaciju unesite lozinku i pređite na sledeći korak.
3. Otvorit će se prozor "Dobrodošli u Teams", u kojem se nudi upoznavanje sa osnovnim mogućnostima aplikacije. Kada to završite, pritisnite "Započeti".
4. Program odmah nudi da promenite sliku profila i prikazano ime, ako je to potrebno. Ako to nije potrebno, dodirnite dugme "Nastaviti".
5. Pročitajte vesti i pritisnite "Sve jasno" da zatvorite poslednji demonstrativni prozor.

Kada radite pod nalogom gosta, prilikom povezivanja na postojeći sastanak, nećete moći da koristite druge funkcije aplikacije.Неће бити могуће додати или блокирати контакт, управљати складиштем и истовремено водити неколико ћаскања. Након састанка, сеанс се аутоматски завршава и мораћете да се прикључите на други или да креирате потпун налог.

Корисничке поставке

У мобилној апликацији има мало више подешавања везаних за сам Microsoft Teams и налог, па предлажемо да се детаљније осврнемо на њих. Тако ћете моћи да подесите свој профил, обавештења и изглед програма по својој мери.

1. Након успешне ауторизације, кликните на икону са сликом свог профила у горњем десном углу да бисте отворили подешавања.
2. Прва доступна опција — "Поставите потпис за статус". Према подразумеваном подешавању, други корисници виде да сте онлајн, отишли или потпуно изашли из апликације. Додатно, можете им показати било који текст, уносећи га сами.
3. У новом прозору унесите текст који се састоји од максимално 280 знакова, одлучите да ли желите да показујете статус корисницима када се помиње ваш налог у порукама и када треба да се очисти.
4. Вратите се на претходни мени и идите на "Поставке" да бисте видели остале опције.
5. У секцији "Опште" можете променити подешавања интерфејса, управљати обавештењима, складиштем и преводом. Када изаберете категорију "Изглед", појавиће се списак са две опције, пошто тренутно програмери нису додали друге теме.
6. Што се тиче података и складишта, подешавања у овој секцији су углавном погодна за оне који користе мобилни интернет за комуникацију у Teams.Тако можете смањити коришћење саобраћаја, смањити квалитет послатих слика, како би биле лакше, или очистити податке који се прикупљају током рада апликације.

Остале поставке се налазе у одељку "Лична". Можете регулисати слање порука, променити податке свог профила, сакрити локацију или управљати сефом (о томе ће бити речи у другом одељку чланка). Развојни тим даје детаљан опис сваке поставке, а и њихова имена већ сама говоре за себе.

Претрага и креирање текстуалних ћаскања

За почетак комуникације у Тимс-у потребно је да креирате текстуални ћасак или прихватите позив од других учесника, ако сте преузели апликацију по препоруци. За то постоји посебан одељак у коме су окупљени сви разговори и можете без проблема управљати њима, вршити претрагу и прегледати обавештења.

1. На панелу на дну пређите у одељак "Чат" и погледајте да ли има нових предлога за почетак разговора. Обично се десно од непрочитаних порука приказује плава тачка.
2. Ако нема ниједног текстуалног ћаскања, креирајте га сами, притиском на одговарајућу дугме с десне стране.
3. Дозволите апликацији приступ контактима, како бисте брзо позивали нове учеснике захваљујући синхронизацији података.
4. За додавање корисника унесите њихове контакт податке у поље за претрагу, пронађите налог и пошаљите позив.
5. На следећем снимку екрана видите пример како функционишу позиви. Контакт можете одмах блокирати, слањем у списак забрана, или прихватити позив, чиме омогућавате слање порука у обе стране.
6. Напишите свој први одговор активирањем поља "Унесите поруку". Ако желите, можете прикључити датотеке за слање, снимити гласовну поруку или користити емодзи. Све ове функције Microsoft Teams подржава и функционишу исправно.
7. Пређите на картицу "Панел мониторинга", како бисте се упознали са другим доступним могућностима чата.Dozvoljeno je deljenje lokacije, slanje fotografije, kreiranje zajedničkog kalendara sa istim događajima, pravljenje liste zadataka, podešavanje sef-a ili dobijanje informacija o trenutnom razgovoru.

Ako je potrebno da obrišete neiskorišćeni chat, jednostavno možete odbiti poziv. U slučaju da je već prihvaćen, dugotrajno pritisnite na njega u listi dostupnih i iz pojavljenog menija izaberite opciju "Obriši".

Organizacija sastanka

Ako ste menadžer kompanije ili odgovorni za organizaciju konferencija, mobilna aplikacija Teams može se koristiti za dodavanje sastanaka i pozivanje svih potrebnih učesnika. U tom smislu, funkcionalnost tehnologije se ne razlikuje od one predstavljene u programu na PC-u.

1. Na donjoj traci izaberite odeljak "Sastanak".
2. Pronađite spreman neplanirani sastanak na listi ili pritisnite dugme "Brzi neplanirani sastanak" za njegovo kreiranje.
3. Unesite naziv i kopirajte link kako biste ga poslali drugim korisnicima za brzo pridruživanje. Kada ste spremni da pokrenete konferenciju, pritisnite dugme "Započni sastanak".
4. Prilikom prvog pokretanja sličnih razgovora na pametnom telefonu ili tabletu, prikazaće se sistemska obaveštenja koja zahtevaju dozvolu za pristup snimanju videa i zvuka.
5. Sastanak je kreiran, ali još uvek ne učestvujete. Da biste se pridružili, pritisnite dugme "Pridruži se" i potvrdite akciju.
6. Koristite funkcije na donjoj traci da isključite kameru, mikrofon ili upravljate zvukom kada to bude potrebno.
7. Kada otvorite meni sa dodatnim akcijama, prikazaće se funkcije zadržavanja, slanja fajlova i isključivanja videa drugih učesnika.

Napominjemo da ne možete prisilno povezati druge korisnike na sastanak, stoga obavestite sve učesnike da će morati da prihvate poziv i pridruže se tokom početka konferencije.Ako ne znaju za postojanje obaveštenja, podsetite ih da je ponekad poželjno zaviriti u odeljak "Akcije", posebno ako se pojavi ikona sa nepročitanom porukom.

Dodatne akcije

Kada koristite Teams na telefonu, sigurno ćete primetiti odeljak "Dodatno", u kojem se nalaze druge funkcije koje podržava aplikacija. One su smeštene u ovaj blok jer se ređe koriste i nisu poznate svim korisnicima. Mnogima nisu ni poznate, pa hajde da se detaljnije osvrnemo na svaku od njih i razjasnimo zašto su sve te mogućnosti uopšte potrebne.

• "Kalendar". Kalendar se koristi isključivo za zakazivanje sastanaka na određeni datum, ali to je za sada. U budućnosti, programeri bi mogli dodati i druge akcije ili omogućiti korisnicima da formiraju bilo kakve događaje. Trenutno je predstavljena postavka standardnog zakazivanja sastanka sa postavljenim datumom i opisom. Pozvani korisnici dobijaju obaveštenje i takođe mogu dodati konferenciju u svoj kalendar kako ne bi zaboravili. Na zakazani datum sastanak se automatski pokreće, a vama ostaje samo da se priključite.
• "Pozivi". Ovu funkciju će koristiti samo oni učesnici aplikacije koji žele da pozovu nekoga na telefonski broj putem Teams-a. Dostupna je samo ako je organizacija ili korisnik lično kupio tarifni plan za obavljanje poziva. Imajte na umu da hitni pozivi putem aplikacije nisu dostupni.
• "Fajlovi". Fajlovi obuhvataju sve dokumente i objekte sačuvane u oblaku na vašem nalogu. To znači da kada pređete u odgovarajući odeljak aplikacije, dobijate pristup svim fajlovima koji se nalaze u OneDrive. Ovu funkciju Teams-a možete koristiti i za čuvanje novih fajlova u oblaku. Mogućnost brzog pristupa značajno olakšava proces slanja fajlova drugim korisnicima i eliminiše potrebu za čuvanjem u lokalnom skladištu.
• "Sejf". U sef možete staviti samo ograničen broj fajlova, kontakata ili beleški, sa kojima je interakcija obavljena u Microsoft Teams-u. To je poseban algoritam šifrovanja koji čuva poverljive podatke.Korišćenjem Sejf-a možete biti mirni i ne brinuti se da će čak i u slučaju uspešnog hakovanja naloga, pristup informacijama koje se tamo nalaze biti omogućen.
• "Sačuvano". Razvijači omogućavaju korisnicima da čuvaju poruke, fajlove, kontakte i druge informacije. Svi podaci se prikazuju u ovom odeljku, dostupni su za pregled i uređivanje.
• "Zadaci". Ovo je svojevrsna beležnica, u koju unosite važne zadatke ili planove. Ako se postave na određeno vreme, obavezno će se pojaviti obaveštenje u odeljku "Akcije", kako ne biste zaboravili na predstojeći događaj ili zadatak.