Многи приватни корисници или запослени у предузећима суочени су са чињеницом да документи који се чувају на рачунару морају бити некако структурирани, брзо премештени или постављени за општи приступ. Није увек могуће то применити стварањем локалне мреже, јер у њу не могу бити укључени сви уређаји. Посебно у таквим ситуацијама препоручује се употреба система за електронско управљање документима (ЕДМС). Такви програми пружају јединствени скуп функција које знатно поједностављују задатак управљања датотекама различитих формата.
Предлажемо да преглед започнемо свеобухватним Мицрософтовим решењем под називом СхареПоинт. То је колекција софтвера под пуним именом Мицрософт СхареПоинт Продуцтс анд Тецхнологиес. Садржи неколико компонената одједном одговорних за организовање сарадње, које предлажемо да детаљније прочитате на службеној веб локацији Мицрософта, јер су програмери описали ово питање што је детаљније могуће. Ова компонента у облику СхареПоинт Сервер може се инсталирати само на оперативни систем Виндовс Сервер, а интеракција са свим осталим компонентама одвија се путем Интернета. Нећемо се фокусирати на инсталације, јер то најчешће раде системски администратори компанија.
Главна сврха СхареПоинта је стварање веб локација које омогућавају запосленима у једној или више компанија да раде заједно. Документи и разне датотеке отпремљене на веб локацију биће јавно доступни или је ниво приступа конфигурисан за сваки од њих посебно. Корисници манипулишу свим овим објектима помоћу елемената интерфејса. Отпремање, уређивање и друго управљање основном инфраструктуром докумената одвија се путем бесплатне апликације Мицрософт СхареПоинт Фоундатион, која је део Виндовс сервера. Као што видите, разматрана компонента је прилично сложена и често се користи само у великим компанијама, где је посебно ангажована особа одговорна за постављање софтвера и његов исправан рад, па нисмо разговарали о апсолутно свим могућностима овог скупа алата.
Преузмите Мицрософт СхареПоинт производе и технологије са званичне веб локације
ФоссДоц
ФоссДоц је још једно решење које се састоји од низа различитих компонената које раде на бази клијент-сервер. Предлажемо да се укратко позабавимо сваким од њих како бисмо знали о сврси и важности свих компоненти:
- ФоссДоц Сервер - је сервер и пружа логистику за програме и други сервер који врши функцију система за управљање базама података. Постоје додатни модули који се могу повезати са овим сервером. Они одређују само понашање система, постављајући додатна правила и проширујући могућности.
- веб сервер - један од модула који се повезује са сервером апликација. Он је тај који вам омогућава интеракцију са свим програмима и датотекама путем веб прегледача инсталираног на вашем рачунару.
- База података... Било који популарни подржани софтвер, као што је Мицрософт СКЛ Сервер или Орацле, може се инсталирати као база података. У њему се чувају апсолутно све информације које корисници преузимају у програм.
- ФоссДоц клијент - најважнија компонента за просечног корисника, будући да је дизајнирана да се повеже са сервером и тамо обавља све потребне задатке, на пример, читање датотека, њихово уређивање, преузимање или брисање. Клијент је имплементиран као редован програм са графичким интерфејсом. Његов прозор можете видети на снимку екрана испод.
- ФоссДоц веб клијент Да ли је још једна важна апликација која имплементира све исто што и обични клијент, само у прегледачу, пружајући кориснику све потребне алате и меније за рад са датотекама.
- ФоссДоц Администратор... Последња клијентска апликација, која би требало да буде доступна само администратору који управља целокупним протоком докумената. Кроз њега се креирају кориснички налози, конфигурише се ниво приступа и повезују појединачне опције.
Захваљујући ФоссДоц-у можете не само да управљате документима који су створени у другим програмима, већ и сами додајете разне обрасце помоћу уграђених опција.На пример, овде се званични налози креирају без икаквих проблема помоћу стандардизованих образаца, дописивање се врши путем уграђеног модула и евидентирају се записи о регистрацији. Што се самог управљања документима тиче, у ФоссДоц-у то се врши у одговарајућем клијенту или путем веб странице, као што већ знате из горњих информација. Датотеке су наведене као стабло које ће вам помоћи у кретању по директоријумима. Обично је списак докумената који се чувају на серверу веома велик, па га морате сортирати на све могуће начине. За ово, ФоссДоц има опцију дизајна која вам омогућава да лако категоризујете објекте или ручно креирате дистрибуцију.
Преузмите ФоссДоц са званичне веб странице
КСПагес Динамиц
Следеће решење, названо КСПагес Динамиц, напредно је као и два о којима смо горе говорили. Његова посебност лежи у флексибилној конфигурацији, која омогућава оптимизацију система електронског управљања документима за одређеног купца. Постоји низ графичких апликација и модула уграђених у стандардни КСПагес Динамиц пакет. Упознајмо их детаљније користећи исти горе поменути пример:
- Особље... Име прве пријаве већ говори само за себе. Омогућава вам одржавање стола кадрова, преглед листе доступних и заузетих слободних места, узимање у обзир радног искуства апсолутно сваког запосленог и контролу личних досијеа свих запослених, укључујући њихово уређивање.
- Контакти... Дизајниран за чување важних информација везаних за адресе, бројеве телефона и е-адресе добављача, купаца и партнера. Овде се снимају картице свих уговорних страна и може се извршити брзо претраживање података захваљујући уграђеној опцији.
- Спољна преписка... Ова апликација се сматра најважнијом за циркулацију докумената, јер се преко ње примају долазни документи, региструју се одлазни обрасци и претражују и уређују све сачуване информације. Имајте на уму да брзо претраживање потребног обрасца може да се изврши чак и помоћу бар-кода.
- Интерни документи ОРД-а... Програмери предлажу употребу засебне апликације као модула за кориснике са проширеним нивоом приступа. Његова функционалност усредсређена је на интеракцију са свим примарним рачуноводственим, финансијским, планским документима, трговином, особљем и другим хартијама од вредности.
- Уговори... Садржи све потребне опције за рад са уговорима било ког формата, а такође контролише приступ документима различитих врста. Корисник који има приступ овој пословној апликацији може да креира догађаје и догађаје, шаље обавештења свим запосленима, сортира податке и надгледа усклађеност са уговорима.
- Директоријуми... Још једна компонента која је директно повезана са током рада, јер се овде чувају апсолутно све датотеке. Они су сортирани према различитим врстама, а аранжман је направљен у облику хијерархије. Ова компонента коректно комуницира са свим горе описаним софтвером.
Управо сте сазнали о свим компонентама које чине КСПагес Динамиц. Сада морате детаљније проучити њихову интеракцију читајући водиче програмера на службеној веб страници. Тако да сами можете да одлучите да ли је овај систем за електронско управљање документима погодан за вас и да ли је вредно уопште купити га као комплекс за трајну употребу.
Преузмите КСПагес Динамиц са званичне странице
ДИРЕКТУМ
ДИРЕЦТУМ је професионални и скупи софтвер за све компаније заинтересоване за аутоматизацију протока докумената. Овде можете да креирате документе на основу готових шаблона или да их преузмете из е-поште. Што се тиче папирних докумената, они ће бити премештени у апликацију одмах по завршетку скенирања.За велике компаније биће релевантно решење ДИРЕЦТУМ Арио, које ради на технологији машинског учења. Аутоматски сортира сву примљену документацију и израђује одговарајуће картице. На службеној веб страници програмери су чак описали повраћај ове компоненте за компаније различитих нивоа.
Све додате датотеке смештене су у једно спремиште и могу се сачувати у различитим директоријумима, јер корисник комуницира само са директним везама. Сама листа фасцикли у почетку је одсутна, а њено стварање зависи од самих запослених, јер је направљена искључиво према личним преференцијама и у зависности од формата компаније. Може бити неограничен број таквих директорија са одређеним нивоом приступа. Сваки образац има свој животни циклус, након чега се аутоматски премешта у архиву или брише. Ово је конфигурисано за сваку врсту документа засебно, што вам омогућава да увек одржавате само ажурну листу сажетака и да не загушите складиште непотребним подацима који се могу брисати само ручно. Захваљујући усер-фриендли интерфејсу и уграђеним опцијама, потрага за картицама је такође знатно убрзана, а јединствени бар код се може скенирати како би се брзо прешло на документ. Кликните на доњу везу да бисте истражили основну презентацију ДИРЕЦТУМ-а и наручите детаљну за своју организацију ако сте заинтересовани за овај софтвер.
Преузмите ДИРЕЦТУМ са званичне веб странице
елДоц
Као што сте већ разумели, сви програми тока посла о којима желимо да разговарамо у данашњем чланку су професионални. елДоц у овом погледу није изузетак, јер су његови програмери стекли добру репутацију на светском тржишту управо захваљујући овом решењу. Садржи све исте компоненте о којима смо раније говорили, али њихова примена је јединствена и погодна за фирме различитих праваца и величина. Администратору који комуницира са елДоц-ом дефинитивно ће се свидети уграђени конструктор, јер не само да ће помоћи брзој изградњи нових рута и додавању образаца докумената, већ ће помоћи да се носи са задатком без укључивања независних програмера. Просечан корисник ће добити прикладан и једноставан интерфејс са приступом складишту у било које доба дана.
Поред тога, елДоц ће поједноставити аутоматизацију рутинских процеса повезивањем модула ТаскБот. Креатори говоре о његовом раду током презентације, а такође нуде и пробни период уз ову апликацију. Предметни софтвер подржава неограничен број корисника који могу истовремено да раде, могу да повежу разне апликације помоћу административне плоче и способан је да чита баркодове постављене на документима, што га чини лакшим за проналажење. Што се тиче додавања и уређивања докумената, овде се ова опција примењује на исти начин као и код другог софтвера о којем смо већ раније говорили. Имајте на уму да је подразумевано језик интерфејса у елДоц подешен на украјински, али ако желите, можете га променити у руски, енглески или било који други са доступне листе.
Преузмите елДоц са званичне странице
Алфресцо
Алфресцоов софтвер за управљање документима може вам помоћи да контролишете садржај ваше компаније кроз транспарентно управљање информацијама и ефикасно поштовање ГДПР-а, што директно прелази у опипљиве пословне користи, штедећи не само време, већ и новац. Алфресцо вам неће омогућити само отпремање докумената који се налазе у локалном складишту или у профилу е-поште, ово решење такође подржава тренутно скенирање са хватањем свих података и аутоматско сортирање, а такође нуди и разне могућности примене. Поред тога, вештачка интелигенција са функцијама машинског учења помаже у управљању датотекама. Захваљујући њему се врши брзо сортирање, паметна претрага и пуњење карата.Временом ова технологија функционише све боље и боље како сама учи.
Алфресцо-ови богати модели метаподатака или својства могу се користити за аутоматско премештање докумената кроз наменски процес управљања картицама или животни циклус. Уграђене радне апликације олакшавају преглед и одобравање докумената, а ручно дефинисање процеса може поједноставити сваки рад који захтева пуно садржаја, што увек позитивно утиче на ефикасност рада. Приликом инсталирања Алфресца, сви запослени у предузећу ће се одмах повезати у један ланац и моћи ће без проблема међусобно да комуницирају. Ако је потребно, администратор самостално поставља нивое приступа, конфигурише директоријуме и интегрише апликације. Ако сте заинтересовани за овај софтвер, препоручујемо вам да се упознате са његовом пробном верзијом и тек онда размислите о куповини како бисте били сигурни да софтвер испуњава ваше захтеве.
Преузмите Алфресцо са званичне веб странице
ИНТАЛЕВ: Корпоративно управљање 7
ИНТАЛЕВ: Корпоративно управљање 7 је сложен софтвер чија је главна функционалност усредсређена на аутоматизацију предузећа различитих формата. Захваљујући овом систему можете да управљате и запосленима и клијентима, што такође подразумева погодан ток посла. Програмери позиционирају свој производ управо као алат за управљање, јер може да контролише апсолутно све фазе пословања, од планирања и наруџби до обраде примљених средстава и уговора. Када купују ИНТАЛЕВ: Цорпорате Манагемент 7, програмери бирају модуле у складу са купцем, пружајући му све потребне апликације са предконфигурацијом.
Што се тиче директне интеракције са документима, креатори су доделили одвојене модуле за различите објекте, на пример, приликом закључивања уговора користи се посебан мени, а сортирање се такође врши аутоматски. Долазни документи се могу преузети из локалног складишта, као и путем е-поште или скенера. ИНТАЛЕВ: Ентерприсе Манагемент 7 је лако скалабилан, што вам омогућава да повежете неограничен број налога и увек проширите складиште ако им животни циклус датотека не дозвољава да истовремено све одржавају у исправном стању. Као и било који други софтвер овог нивоа, купује се према унапред планираном редоследу и преговорима са програмерима. Детаљније информације о томе можете сазнати на званичној веб страници кликом на следећу везу.
Преузмите ИНТАЛЕВ: Цорпорате Манагемент 7 са званичне веб странице
ДоцсВисион
ДоцсВисион је последњи сложени софтвер о којем желимо да разговарамо у данашњем посту. Његова посебност лежи у чињеници да су програмери покушали да смање праг уласка што је више могуће за обичне кориснике и за администраторе који ће конфигурисати систем за исправан рад. Почнимо са обичним корисницима и напомињемо да креатори уверавају да потпуно разумеју интерфејс и да нема потребе за додатном обуком запослених. Администратор ће учинити без знања програмских језика, јер је читав комплекс састављен од већ активних апликација, којих је десет.
Када се током презентације упознате са ДоцсВисионом, можете самостално да одаберете све купљене модуле. За ток посла свакако вреди повезати сва главна решења, велику архиву и уговорни ток посла, ако компанија води евиденцију о таквим врстама картица. Све остале компоненте су препоруке за велика предузећа у којима нема довољно људске снаге за обраду велике количине информација. Као и у другим случајевима, програмери ДоцсВисион одржавају презентацију свог софтвера, на којој можете поставити сва питања и одлучити да ли ћете трајно купити овај софтвер.Доступно је и бесплатно пробно раздобље које ће вам помоћи да се упознате са основним функцијама ДоцсВисион-а.
Преузмите ДоцсВисион са званичне странице
Данас смо разговарали о већини електронских система за управљање документима. Као што видите, сви су усмерени на професионалну публику, дистрибуирају се уз накнаду и представљени су у облику сложених алата. Избору таквог софтвера мора се приступити са свим одговорностима, јер је у ствари то улагање у развој компаније и повлачи за собом одређене последице. Ако одаберете праву опцију, последице ће бити само позитивне, а поступак управљања свим аспектима пословања ће бити поједностављен.